Assistant / Assistante de direction
Emploi Administrations - Institutions
Creil, 60, Oise, Hauts-de-France
Au sein de la Direction de l'Aménagement et de la Politique de la Ville, l'assistant.e administratif.tive est placée sous l'autorité du.de la coordinateur.trice administratif.tive et budgétaire. A ce titre, il.elle aura pour mission d'assister les cadres dans l'organisation de leurs activités, en suivant les directives du.de la coordinateur.trice. Il s'agira de travailler en binôme afin d'assurer une continuité de service et une gestion optimale des tâches, il.elle assure les missions suivantes :
Missions principales
- Assurer l'accueil téléphonique et physique : filtrer les appels, prendre les messages, orienter vers le bon interlocuteur ou le bon organisme le cas échéant.
- Gérer le courrier entrant/sortant : mise en forme, enregistrement, diffusion.
- Suivre les parapheurs (notes, courriers, demandes de subventions, etc.) : préparation, relecture, diffusion, enregistrement, veille au circuit validation et échéances.
- Organiser des réunions : réservation salle, impression des supports de présentation, feuille de présence, accueil, relance.
- Assister dans l'organisation de l'équipe (12 agents, 3 services, 2 équipements extérieurs) : mise à jour fichier contacts, commande[...]
